這里有5條使用商務(wù)電子郵件的準(zhǔn)則：

　　1. 注意你的用詞。你也許認(rèn)為你寫得明白易懂，但有些用詞是會(huì)讓人誤解的。應(yīng)當(dāng)做到用詞精練并且達(dá)意。這樣可以避免事后為了對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行解釋而浪費(fèi)高昂的長(zhǎng)途電話費(fèi)。

　　記住，沒(méi)有人會(huì)喜歡垃圾郵件。當(dāng)未得到對(duì)方允許而發(fā)送郵件時(shí)，必須確保郵件內(nèi)容對(duì)收件者是有價(jià)值的。假如你沒(méi)有做到這一點(diǎn)，收件人很可能認(rèn)為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。

　　2. 在電腦上，沒(méi)有一樣?xùn)|西是保密的。即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤上讀取信息。在你按下“發(fā)送”鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會(huì)是如何──比如被老板看見(jiàn)。首要的一條原則是，不要在工作時(shí)發(fā)送私人或是機(jī)密郵件。

　　3. 盡可能縮小郵件附件。附件越大，下載所需的時(shí)間就越長(zhǎng)，占據(jù)收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對(duì)于連篇累牘的文件，應(yīng)考慮使用傳真來(lái)代替電子郵件。

　　不要想當(dāng)然。你也許是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)老手，熟悉網(wǎng)絡(luò)行話和圖釋，但不要假設(shè)收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

　　4. 與使用手機(jī)有關(guān)的首要問(wèn)題是，你在何時(shí)、何地、以及如何使用。我的觀點(diǎn)是：除非你是一名醫(yī)務(wù)人員或信息科技從業(yè)者（他們需要整天使用電話處理緊急事宜），否則你實(shí)在沒(méi)有必要在公共場(chǎng)所接聽(tīng)或撥打手機(jī)，如飯店、劇場(chǎng)、飛機(jī)、火車或公共汽車上。在公共場(chǎng)所，用手機(jī)交流公司機(jī)密或私人信息是十分危險(xiǎn)的──甚至有可能令你失去客戶。記?。焊魤τ卸?。

　　5. 如何留下一個(gè)有效的語(yǔ)音信息的首要原則是：簡(jiǎn)明扼要、語(yǔ)速放慢。只留下接聽(tīng)者需要的內(nèi)容。當(dāng)你要表達(dá)問(wèn)候時(shí)，也要注意內(nèi)容簡(jiǎn)短。如果你要離開(kāi)辦公室較長(zhǎng)一段時(shí)間，應(yīng)留下你何時(shí)回來(lái)以及你不在時(shí)是否有人檢查信箱的詳細(xì)信息。